De witte kassa (GKS) in de horeca: wanneer moet je er een hebben?

Wie in België een zaak met eten ter plaatse uitbaat, hoort vroeg of laat over de witte kassa. Officieel heet dat het geregistreerd kassasysteem, kortweg GKS. Het is een kassa met een fiscale datamodule (een soort zwarte doos) en een gecertificeerde software, zodat elke verkoop onwijzigbaar wordt vastgelegd.

Wanneer is een GKS verplicht?

De regel draait rond restaurantdiensten: eten dat ter plaatse geconsumeerd wordt. Haal je daarmee per jaar meer dan 25.000 euro omzet, exclusief btw, dan moet je een GKS gebruiken. Dranken tellen niet mee voor die grens. Ook cateraars die op locatie serveren vallen eronder. Zit je onder de grens, dan kan je vrijwillig kiezen voor een GKS.

Twijfel je of je eronder valt, kijk dan naar je omzet aan maaltijden ter plaatse van de voorbije jaren en vraag het na bij je boekhouder. De officiële informatie staat bij de FOD Financiën.

Wat moet een GKS kunnen?

• Elk kasticket krijgt een handtekening van de fiscale datamodule.
• Verkopen kunnen niet stilletjes gewist worden; een correctie wordt zelf ook een registratie.
• Er zijn vaste rapporten per dag en per gebruiker.
• Wie aan de kassa werkt, meldt zich aan; ook de werkuren worden geregistreerd.

En Syni?

Syni POS is op dit moment geen gecertificeerd GKS; we werken aan de certificering. Tot die rond is, gebruik je Syni Serve naast je eigen witte kassa: de bediening neemt op met de telefoon, de keuken ziet alles op het scherm, en elke verkoop gaat nog altijd door je GKS. Zaken onder de grens kunnen Syni POS gewoon als kassa gebruiken.

Syni is wel al zo gebouwd dat er niets onzichtbaar verdwijnt: een betaalde bestelling kan je alleen corrigeren met een aparte pincode, en elke correctie blijft bewaard.