Verwerkersovereenkomst
Laatst gewijzigd op 9 november 2026
Deze overeenkomst hoort bij de voorwaarden van Syni en geldt vanaf het moment dat je een zaak aanmaakt. Je hoeft niets te tekenen: door de voorwaarden te aanvaarden, aanvaard je ook deze overeenkomst. Wil je een ondertekend exemplaar voor je administratie, vraag het via contact.
1. Partijen en rollen
De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming die een zaak aanmaakt in Syni ("de zaak", "jij"). De verwerker is ("Syni", "wij"). Voor de gegevens die de zaak in Syni bijhoudt, beslist de zaak waarom en hoe ze verwerkt worden; Syni verwerkt ze alleen in haar opdracht. Deze overeenkomst voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
2. Welke gegevens, van wie en waarvoor
| Van wie | Welke gegevens | Waarvoor |
|---|---|---|
| Personeel van de zaak | Naam, rol, versleutelde pincode, gewerkte uren (prikklok), wie welke bestelling, betaling of correctie deed | Aanmelden, rechten per persoon, urenoverzicht, controle op de kassa |
| Gasten die reserveren | Naam, telefoonnummer, e-mailadres, aantal personen, moment, opmerking (bv. een allergie), status (bevestigd, aangekomen, no-show) | Reservaties beheren en de gast per mail op de hoogte houden |
| Klanten met een factuur, btw-ticket of rekening | Naam, bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, e-mailadres, telefoon, openstaand bedrag | Kastickets met btw-gegevens, facturen (ook via Peppol) en klanten op rekening |
| Gasten aan tafel en aan de zuil | Tafelnummer, bestelling, tijdstip, betaalwijze; geen namen, geen kaartnummers | Bestellen, bereiden en afrekenen |
Bijzondere categorieën van gegevens zijn niet nodig om Syni te gebruiken. Een opmerking over een allergie kan wel gezondheidsinformatie bevatten; noteer alleen wat nodig is voor de bediening.
3. Alleen op jouw instructie
We verwerken de gegevens alleen om Syni voor je te laten werken, zoals jij Syni instelt en gebruikt. Je instellingen en wat je in Syni doet, zijn je instructies. We gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame of om AI-modellen te trainen. Vraagt een overheid ons om gegevens van je zaak, dan laten we het je weten, tenzij de wet dat verbiedt.
4. Geheimhouding
Alleen mensen die Syni beheren of ondersteunen, kunnen bij de gegevens, en alleen als het nodig is (bijvoorbeeld om een fout op te lossen die jij meldt). Zij zijn tot geheimhouding verplicht.
5. Beveiliging
- De gegevens van elke zaak zijn in de database zelf afgeschermd van die van andere zaken (Row Level Security).
- Alle verbindingen gaan over HTTPS. Pincodes worden niet leesbaar bewaard.
- Personeel kan alleen aanmelden op toestellen die de eigenaar heeft toegelaten; een verloren toestel is meteen in te trekken.
- Correcties na betaling vragen een aparte pincode en blijven zichtbaar; het fiscaal journaal kan niet gewijzigd worden.
- Van de database worden elke dag back-ups gemaakt, gecontroleerd en buiten de server bewaard.
- Toegang tot het beheer van Syni is beschermd met een sterk wachtwoord en beperkt tot wie het nodig heeft.
6. Subverwerkers
Je geeft ons toestemming om deze subverwerkers in te schakelen. Met elk van hen gelden afspraken die minstens even streng zijn als deze overeenkomst.
| Subverwerker | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Railway Corporation | Servers en database | Verenigde Staten (bedrijf); servers in de gekozen regio |
| Resend, Inc. | E-mails versturen (bevestiging van reservaties, facturen, meldingen) | Verenigde Staten |
| Mollie B.V. | Betaling van het Syni-abonnement (alleen gegevens van de zaak zelf) | Nederland |
| Anthropic, PBC | Een menukaart inlezen met AI, alleen als jij dat in de wizard vraagt; enkel de menukaart, geen persoonsgegevens | Verenigde Staten |
Een betaalterminal (SumUp, Viva Wallet) of Peppol-dienst die jij zelf koppelt, is jouw eigen keuze en valt onder jouw overeenkomst met die partij. Komt er een subverwerker bij of verandert er een, dan laten we het je minstens 30 dagen vooraf weten. Ben je het er niet mee eens, dan kan je bezwaar maken; vinden we geen oplossing, dan kan je opzeggen zonder kosten.
7. Gegevens buiten de Europese Unie
Gaan er gegevens naar een subverwerker buiten de EER, dan gebeurt dat alleen op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Hulp bij rechten en verplichtingen
Vraagt iemand inzage, verbetering of verwijdering van zijn gegevens, dan doe je dat meestal zelf in Syni (bijvoorbeeld een reservatie, klant of personeelslid aanpassen of verwijderen). Lukt dat niet, dan helpen we je binnen redelijke termijn. Krijgen wij zo'n vraag rechtstreeks, dan sturen we die naar jou door. We helpen je ook als je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling moet maken of als de toezichthouder vragen stelt.
9. Datalekken
Merken we een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van je zaak raakt, dan laten we het je zonder onredelijke vertraging weten, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten. We vertellen wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. Zo kan jij binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als dat nodig is.
10. Als je stopt
Tot je stopt, kan je je gegevens altijd exporteren (dagafsluitingen, boekhoudexport, facturen). Na het einde van je abonnement verwijderen we op je vraag, en anders uiterlijk 90 dagen na het einde, alle gegevens van je zaak. Uit de back-ups verdwijnen ze vanzelf binnen 14 dagen daarna. Gegevens die wij zelf wettelijk moeten bewaren (onze facturen aan jou) blijven bewaard zolang de wet dat vraagt.
11. Controle
We geven je de informatie die je nodig hebt om na te gaan dat we ons aan deze overeenkomst houden. Wil je een audit, dan spreken we vooraf samen af wanneer en hoe, binnen redelijke grenzen en op jouw kosten, tenzij de audit een tekortkoming aan onze kant aantoont.
12. Aansprakelijkheid, duur en voorrang
Voor aansprakelijkheid gelden de voorwaarden. Deze overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor je zaak verwerken. Spreken de voorwaarden en deze overeenkomst elkaar tegen over persoonsgegevens, dan geldt deze overeenkomst. Het Belgische recht is van toepassing.